Privacyreglement Konfia Advies-Training-Begeleiding
Privacy Reglement ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met de verwerking van persoonsgegevens van cliënten van Konfia.
Paragraaf 1 - INLEIDENDE BEPALINGEN
Artikel 1 Begripsbepaling
In dit reglement wordt in aansluiting bij en in aanvulling op Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verstaan onder:
- de wet: Algemene verordening gegevensbescherming (AVG);
- het reglement: dit reglement, inclusief de bijlagen;
- persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
- verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
- bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
- verantwoordelijke: Konfia;
- bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;
- betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft; in het kader van dit privacyreglement wordt onder betrokkene mede verstaan zowel de natuurlijke personen aan wie Konfia producten, diensten en zorg levert als de natuurlijke personen die met betrekking tot die levering van producten, diensten en zorg optreden als (wettelijk) vertegenwoordiger van de ontvanger van de producten, diensten en zorg;
Artikel 2 Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing op iedere verwerking van persoonsgegevens van betrokkene en van Konfia, gevestigd te Hilversum.
Paragraaf 2 - ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 3 Doelstellingen van de verwerking
- Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is het vastleggen van persoonsgegevens en bijzondere gegevens betreffende de betrokkene met wie Konfia een zorgovereenkomst is aangegaan, welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor:
- de dienstverlening aan de betrokkene of de ondersteuning daarvan, waaronder uitdrukkelijk mede wordt begrepen het voor of namens de betrokkene regisseren en/of coördineren van de hulpverlening en om daar waar betrokkenen niet bij machte zijn hun ondersteuningsvraag kenbaar te maken, deze betrokkenen te bereiken en te ondersteunen op een actieve hand reikende wijze;
- het beleid en de (kwalitatief) verantwoorde bedrijfsvoering van de zorgverlener;
- de registratie- en informatieverplichtingen voortvloeiend uit wettelijke verplichtingen;
- het (doen) verrichten van onderzoek ten behoeve van de hulp- en
- In het bestand worden slechts persoonsgegevens opgenomen, welke noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de doestellingen van Konfia.
- Verwerking van bijzondere gegevens geschiedt slechts voor zover dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, goede behandeling of verzorging van de betrokkene en voor zover de verwerking van deze gegevens verenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn
Artikel 4 Herkomst en rechtmatige grondslag van de verwerking
- De persoonsregistratie bevat uitsluitend gegevens die zijn ontvangen van:
- de betrokkene of zijn (wettelijk) vertegenwoordiger;
- verwijzers;
- hulpverleners, zorginstellingen en hulpverlenende instanties, inclusief leerkrachten;
- (zorg)verzekeringsinstellingen en uitvoeringsorganen van de
- Verwerking van persoonsgegevens geschiedt slechts:
- met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene;
- ter uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
- ter nakoming van een op Konfia of de bewerker rustende wettelijke plicht;
- ter noodzakelijke behartiging van een vitaal belang van de betrokkene;
- indien de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Konfia of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele vrijheden van de betrokkene, waaronder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.
Paragraaf 3 - VERSTREKKEN VAN PERSOONSGEGEVENS
Artikel 5 Verstrekking van persoonsgegevens
- Onverminderd het bij of krachtens de wet bepaalde en hetgeen in dit reglement is opgenomen, verstrekken de verantwoordelijke en de eventuele medewerkers/ vrijwilligers van Konfia die met de uitvoering van de taken zijn belast, aan anderen dan de in artikel 4 lid 1 genoemde personen en instellingen geen inlichtingen over de betrokkene, dan wel inzage in of afschrift van de bescheiden, dan met toestemming van de betrokkene.
- De in het eerste lid bedoelde toestemming kan steeds schriftelijk warden ingetrokken. De ontvanger van persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 lid 1, moet bevoegd zijn tot verwerking daarvan. Verstrekking aan anderen dan de betrokkene geschiedt slechts in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement, voor zover verstrekking relevant is en de verstrekking van deze gegevens verenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
- lndien de betrokkene minderjarig is en de leeftijd van 16 jaar nog niet heeft bereikt, is de toestemming van zijn ouder(s) of voogd Indien de betrokkene 16 jaar of ouder is, maar niet in staat kan warden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, is toestemming van zijn - wettelijk - vertegenwoordiger vereist.
- Het verstrekken van inlichtingen dan wel het verlenen van inzage of afschrift blijft achterwege indien daardoor de persoonlijke levenssfeer van een ander dan de betrokkene zou warden geschaad, alsmede indien de verantwoordelijke of eventuele medewerker/ vrijwilliger van Konfia door inlichtingen te verstrekken dan wel inzage of afschrift te verlenen zou handelen in strijd met de door hem in acht te nemen zorg van een goed zorgverlener.
- In geval van uitwisseling van persoonsgegevens met derden, warden alleen die gegevens verstrekt die relevant zijn en waarbij de gegevensverstrekking in overeenstemming is met de doelstelling van de verwerking van De ontvangende derde moet uit eigen hoofde bevoegd zijn de betreffende persoonsgegevens te verwerken.
Artikel 6 Verstrekking van persoonsgegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek
- Indien persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd, dat zij niet direct tot individuele personen herleidbaar zijn, kan de verantwoordelijke beslissen persoonsgegevens te verstrekken ten behoeve van erkende instanties van statistiek of wetenschappelijk onderzoek.
- Persoonsgegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek kunnen daarnaast slechts zonder toestemming van de betrokkene warden verstrekt, indien aan alle van de volgende voorwaarden is voldaan:
- het vragen van de toestemming in redelijkheid niet mogelijk is;
- het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan warden uitgevoerd;
- de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene daardoor niet onevenredig wordt geschaad en vaststaat dat het onderzoek niet in de vorm van tot de betrokkene herleidbare gegevens zal warden gepresenteerd;
- het onderzoek wordt verricht conform een op de onderzoeker betrekking hebbende gedragscode en nadat een onafhankelijke commissie hierover positief geadviseerd heeft.
Artikel 7 Verstrekking in het geval van een medische noodsituatie
- Uitsluitend in geval van overmacht of een medische noodsituatie, waarbij de lichamelijke en/of psychische gezondheid van de betrokkene ernstig in gevaar komt of dreigt te komen, kunnen zonder toestemming van de betrokkene of diens vertegenwoordiger persoonsgegevens warden verwerkt.
- Van overmacht of een medische noodsituatie als bedoeld in het voorgaande lid is onder meer sprake indien:
- het vragen van toestemming juist ingaat tegen het evidente behandelingsbelang van de betrokkene en/of;
- betrokkene door een zich plotseling voordoende omstandigheid niet (langer) in staat is zijn wil te bepalen en/of;
- niet (langer) op toestemming van de betrokkene en/of diens vertegenwoordiger kan worden gewacht en/of;
- een alternatieve verwerking van persoonsgegevens niet mogelijk
- ledere verwerking van persoonsgegevens zonder toestemming van de betrokkene, wordt door de verantwoordelijke geregistreerd en - indien mogelijk - zo snel mogelijk ter kennis gebracht aan de betrokkene.
Paragraaf 4 - RECHTEN VAN BETROKKENEN
Artikel 8 Recht op inzage
- ledere betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens en daarvan een afschrift te ontvangen.
- Ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd van 16 jaar nog niet hebben bereikt en ten aanzien van personen van 16 jaar of ouder waarbij in de contacten met Konfia een vertegenwoordiger voor de betrokkene is opgetreden, komt dit recht toe
- De verantwoordelijke kan dit verzoek weigeren indien en voor zover door inzage dan wel een afschrift de persoonlijke levenssfeer van betrokkene of een of meerdere anderen wordt geschaad, tenzij hij krachtens een wettelijk voorschrift tot het verstrekken van inzage dan wel een afschrift verplicht is.
- De gevraagde inzage dan wel het verstrekken van het gevraagde afschrift dient binnen vier weken plaats te kunnen vinden.
Artikel 9 Recht op informatie
- De verantwoordelijke deelt een betrokkene op diens verzoek schriftelijk binnen vier weken mede of hem betreffende persoonsgegevens in de registratie zijn
- De verantwoordelijke informeert betrokkene op diens verzoek tijdig en volledig over de doelen waarvoor en de manieren waarop persoonsgegevens van hem warden verwerkt, over de regels die daarvoor gelden, over de rechten die betrokkene ten aanzien daarvan heeft en hoe hij die kan uitoefenen. Daarbij wordt betrokkene ook ge·1nformeerd over de plaats waar de documenten, waarin bedoelde regels zijn opgenomen, kunnen warden ingezien dan wel opgevraagd.
Artikel 10 Recht op correctie
- De betrokkene of diens vertegenwoordiger kan verzoeken om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de op hem betrekking hebbende gegevens, dan wel om verwijdering of vernietiging van op hem betrekking hebbende
- De betrokkene dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de
- De verantwoordelijke voldoet binnen vier weken aan dit verzoek tenzij gewichtige redenen of wettelijke voorschriften zich hiertegen verzetten. Een weigering geschiedt schriftelijk en is met redenen omkleed.
- Na een eventuele verbetering of aanvulling van de persoonsgegevens zoals bedoeld in het eerste van dit artikel, zal de verantwoordelijke aan derden aan wie de gegevens daaraan voorafgaand zijn verstrekt, zo spoedig mogelijk kennis geven van de verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming, tenzij dit onmogelijk blijkt of een evenredige inspanning kost.
Paragraaf 5 - GEHEIMHOUDING, VERWIJDERING EN BEWAARTERMIJN
Artikel 11 Geheimhouding
Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement en daarbij tevens de beschikking krijgt over persoonsgegevens, waarvan hij het vertrouwelijk karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt of beroep een wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht ter zake van die persoonsgegevens geldt, is verplicht tot geheimhouding daarvan, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot bekendmaking verplicht of uit zijn taak bij de uitvoering van dit reglement de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit.
Artikel 12 Verwijdering van opgenomen persoonsgegevens
- Met inachtneming van het in dit reglement bepaalde inzake de bewaartermijn, warden persoonsgegevens die niet langer voor het doel noodzakelijk zijn warden zo spoedig mogelijk verwijderd.
- Verwijdering impliceert vernietiging of een zodanige bewerking dat het niet meer mogelijk is de betrokkene te identificeren.
Artikel 13 Bewaring en bewaartermijn
- Schriftelijke persoonsgegevens worden bij de verantwoordelijke in bewaring gegeven in een af te sluiten kast-, kluis- of archiefruimte.
- De persoonsgegevens warden na afloop van de indicatie, wanneer de begeleiding is beëindigd, gedurende vijftien jaren bewaard, op grond van de Van deze termijn wordt afgeweken op verzoek van de betrokkene, op grond van gewichtige reden of op grond van een wettelijk voorschrift.
- Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de betreffende persoonsgegevens uit de registratie verwijderd en vernietigd, zulks binnen de termijn van een
Paragraaf 6 - SLOTBEPALINGEN
Artikel 14 Klachten
Met een klacht omtrent de uitvoering van dit reglement kan betrokkene zich wenden tot:
- het bestuur van Konfia;
- de rechter, in het kader van de in hoofdstuk 8 van de Wet bescherming persoonsgegevens neergelegde beroepsmogelijkheden.
Artikel 15 Onvoorzien
In gevallen waarin het reglement niet voorziet beslist de verantwoordelijke
Artikel 16 Werking
Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de registratie van persoonsgegevens.
Artikel 17 inwerkingtreding, publicatie en citeertitel
- Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2020
- Dit reglement wordt voor eenieder ter inzage gelegd bij Konfia te Hilversum en gepubliceerd op de website van konfia.nl
- Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement.